Hoàn toàn chính xác! Việc xin phép người tham chiếu trước khi cung cấp thông tin của họ là một bước cực kỳ quan trọng và thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng và tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin cá nhân. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện việc này:
Tại sao cần xin phép?
Tôn trọng quyền riêng tư:
Thông tin cá nhân (tên, chức danh, số điện thoại, email, v.v.) là tài sản riêng của người khác. Việc chia sẻ thông tin này mà không được phép là vi phạm quyền riêng tư của họ.
Đảm bảo tính xác thực:
Người tham chiếu có thể từ chối xác nhận thông tin nếu họ không biết bạn đang sử dụng họ làm người tham chiếu. Điều này có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến cơ hội của bạn.
Chuẩn bị cho người tham chiếu:
Việc thông báo trước giúp người tham chiếu có thời gian chuẩn bị để đưa ra những nhận xét tích cực và phù hợp về bạn. Họ có thể xem lại kinh nghiệm làm việc chung với bạn, những đóng góp của bạn, v.v.
Duy trì mối quan hệ tốt đẹp:
Việc xin phép thể hiện sự tôn trọng và quan tâm đến người tham chiếu, giúp duy trì và củng cố mối quan hệ tốt đẹp giữa bạn và họ.
Tuân thủ pháp luật:
Ở nhiều quốc gia, việc thu thập và sử dụng thông tin cá nhân mà không có sự đồng ý của chủ thể dữ liệu là vi phạm pháp luật.
Khi nào cần xin phép?
Trước khi cung cấp thông tin:
Đây là nguyên tắc vàng. Luôn xin phép trước khi cung cấp tên, thông tin liên lạc hoặc bất kỳ thông tin cá nhân nào khác của người tham chiếu cho nhà tuyển dụng.
Mỗi khi có sự thay đổi lớn:
Nếu bạn đang ứng tuyển vào nhiều vị trí khác nhau, hãy thông báo cho người tham chiếu mỗi khi bạn cung cấp thông tin của họ cho một nhà tuyển dụng mới. Điều này giúp họ biết về loại công việc bạn đang ứng tuyển và điều chỉnh phản hồi của họ cho phù hợp.
Cách xin phép người tham chiếu:
1. Liên hệ trực tiếp:
Tốt nhất là liên hệ trực tiếp với người tham chiếu qua điện thoại, gặp mặt trực tiếp hoặc gọi video. Điều này cho phép bạn giải thích rõ ràng và trả lời các câu hỏi của họ. Nếu không thể, email là một lựa chọn thay thế.
2. Giải thích rõ ràng:
Bạn đang ứng tuyển vào vị trí gì:
Cho họ biết tên công ty, vị trí bạn đang ứng tuyển và mô tả công việc (nếu có).
Tại sao bạn chọn họ làm người tham chiếu:
Giải thích lý do bạn tin rằng họ có thể đưa ra những nhận xét tích cực và phù hợp về bạn. Ví dụ: “Tôi chọn anh/chị vì anh/chị đã từng làm việc trực tiếp với tôi trong dự án X và có thể đánh giá tốt kỹ năng Y của tôi.”
Nhà tuyển dụng có thể hỏi những gì:
Cho họ biết những lĩnh vực mà nhà tuyển dụng có thể hỏi về bạn (ví dụ: kỹ năng làm việc nhóm, khả năng giải quyết vấn đề, kinh nghiệm quản lý dự án).
Thông tin liên lạc bạn sẽ cung cấp:
Xác nhận lại thông tin liên lạc của họ (số điện thoại, email) mà bạn sẽ cung cấp cho nhà tuyển dụng.
Thời gian dự kiến:
Cho họ biết khi nào nhà tuyển dụng có thể liên hệ với họ.
3. Xin phép rõ ràng:
Hỏi một cách lịch sự và trực tiếp xem họ có đồng ý làm người tham chiếu cho bạn hay không. Ví dụ: “Anh/Chị có sẵn lòng làm người tham chiếu cho em/tôi trong quá trình ứng tuyển này không ạ?” hoặc “Em/Tôi có thể cung cấp thông tin liên lạc của anh/chị cho nhà tuyển dụng được không ạ?”
4. Cung cấp thông tin bổ sung:
Hỏi xem họ có cần bất kỳ thông tin bổ sung nào về bạn, về công việc bạn đang ứng tuyển, hoặc về công ty hay không.
5. Cảm ơn:
Luôn cảm ơn họ vì sự sẵn lòng giúp đỡ của họ, bất kể họ có đồng ý hay không.
6. Giữ liên lạc:
Sau khi nhà tuyển dụng liên hệ với người tham chiếu, hãy gửi một lời cảm ơn nữa và cập nhật cho họ về kết quả ứng tuyển của bạn.
Ví dụ về email xin phép người tham chiếu:
Tiêu đề:
Xin phép làm người tham chiếu cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]
Nội dung:
Kính gửi anh/chị [Tên người tham chiếu],
Em/Tôi hy vọng anh/chị vẫn khỏe.
Em/Tôi đang ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty], một công ty hoạt động trong lĩnh vực [Lĩnh vực hoạt động]. Em/Tôi rất hào hứng với cơ hội này và tin rằng kinh nghiệm và kỹ năng của mình rất phù hợp với vị trí này.
Em/Tôi rất muốn xin phép anh/chị làm người tham chiếu cho em/tôi trong quá trình ứng tuyển này. Em/Tôi tin rằng anh/chị có thể đưa ra những nhận xét khách quan và tích cực về khả năng [Kỹ năng cụ thể] của em/tôi, vì anh/chị đã từng làm việc trực tiếp với em/tôi trong dự án [Tên dự án] tại [Tên công ty/tổ chức].
Nhà tuyển dụng có thể liên hệ với anh/chị để hỏi về [Các lĩnh vực cụ thể]. Em/Tôi dự kiến họ sẽ liên hệ trong khoảng thời gian [Thời gian dự kiến].
Em/Tôi xin phép cung cấp thông tin liên lạc của anh/chị như sau:
Tên:
[Tên người tham chiếu]
Chức danh:
[Chức danh]
Email:
[Địa chỉ email]
Số điện thoại:
[Số điện thoại]
Anh/Chị có sẵn lòng làm người tham chiếu cho em/tôi không ạ? Nếu có, anh/chị có cần thêm bất kỳ thông tin gì từ em/tôi không?
Em/Tôi rất cảm ơn sự giúp đỡ của anh/chị.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
Nếu người tham chiếu từ chối:
Tôn trọng quyết định của họ:
Không cố gắng thuyết phục hoặc gây áp lực cho họ.
Cảm ơn họ vì đã dành thời gian:
Thể hiện sự biết ơn vì họ đã cân nhắc yêu cầu của bạn.
Tìm người tham chiếu khác:
Liên hệ với những người khác mà bạn tin rằng có thể đưa ra những nhận xét tích cực và phù hợp về bạn.
Lưu ý quan trọng:
Luôn chuẩn bị danh sách người tham chiếu:
Nên có ít nhất 3 người tham chiếu tiềm năng.
Chọn người tham chiếu phù hợp:
Chọn những người đã từng làm việc trực tiếp với bạn và có thể đánh giá tốt kỹ năng và kinh nghiệm của bạn.
Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người tham chiếu:
Giữ liên lạc thường xuyên và cập nhật cho họ về sự nghiệp của bạn.
Việc xin phép người tham chiếu trước khi cung cấp thông tin của họ là một bước quan trọng để đảm bảo sự chuyên nghiệp và tôn trọng trong quá trình ứng tuyển. Chúc bạn thành công!