Để tiếp thu phản hồi một cách xây dựng, bạn cần một quy trình có hệ thống và một tâm thế cởi mở. Dưới đây là các bước chi tiết bạn có thể thực hiện:
I. Chuẩn Bị Tâm Thế:
Cởi Mở:
Hãy đến với tinh thần sẵn sàng học hỏi. Nhận ra rằng phản hồi, dù khó nghe, cũng có thể giúp bạn cải thiện.
Khách Quan:
Tránh phản ứng phòng thủ ngay lập tức. Cố gắng nhìn nhận vấn đề từ góc độ của người đưa ra phản hồi.
Biết Ơn:
Thể hiện sự biết ơn vì họ đã dành thời gian và nỗ lực để đưa ra phản hồi. Điều này khuyến khích họ tiếp tục chia sẻ trong tương lai.
Tách Biệt Bản Thân:
Đừng coi phản hồi về công việc/hành vi là một cuộc tấn công cá nhân. Hãy nhớ rằng nó tập trung vào những gì bạn *làm*, không phải là bạn *là ai*.
Xác Định Mục Tiêu:
Trước khi nhận phản hồi, hãy nhớ lại mục tiêu của bạn là gì. Phản hồi này có thể giúp bạn đạt được mục tiêu đó như thế nào?
II. Trong Khi Nhận Phản Hồi:
Lắng Nghe Chủ Động:
Tập Trung Hoàn Toàn:
Tránh ngắt lời, nhìn vào mắt người nói và tập trung vào những gì họ đang nói.
Không Phán Xét:
Đừng vội vàng đưa ra kết luận hoặc phản bác trong đầu khi họ đang nói.
Ghi Chú:
Ghi lại những điểm chính để bạn có thể xem lại sau.
Đặt Câu Hỏi Làm Rõ:
“Bạn có thể cho tôi một ví dụ cụ thể không?”
– Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề.
“Bạn muốn tôi làm gì khác đi trong tương lai?”
– Điều này giúp bạn có hướng đi rõ ràng.
“Bạn đánh giá điều này dựa trên tiêu chí nào?”
– Hiểu rõ tiêu chuẩn đánh giá giúp bạn cải thiện hiệu quả hơn.
“Bạn có đề xuất nào để tôi cải thiện không?”
– Khuyến khích họ đưa ra giải pháp thay vì chỉ chỉ trích.
Xác Nhận Sự Hiểu Biết:
Tóm Tắt:
“Để chắc chắn rằng tôi hiểu đúng, bạn đang nói rằng…” – Điều này đảm bảo cả hai bên đều hiểu rõ vấn đề.
Kiểm Soát Cảm Xúc:
Nếu Bạn Bực Tức:
Tạm dừng và hít thở sâu. Nếu cần thiết, hãy yêu cầu được tạm dừng cuộc trò chuyện và quay lại sau khi bình tĩnh hơn.
Tránh Phản Ứng Phòng Thủ:
Thay vì giải thích lý do tại sao bạn đã làm như vậy, hãy tập trung vào việc hiểu vấn đề.
Không Cãi Vã:
Cãi vã sẽ không giúp bạn học hỏi. Hãy giữ thái độ tôn trọng và lắng nghe.
III. Sau Khi Nhận Phản Hồi:
Suy Ngẫm:
Xem Lại Ghi Chú:
Đọc lại những gì bạn đã ghi chép và suy nghĩ về những gì đã được nói.
Tự Đánh Giá:
So sánh phản hồi với tự đánh giá của bạn. Bạn có nhận thấy những điểm tương đồng hoặc khác biệt nào không?
Tìm Kiếm Sự Xác Nhận (nếu cần):
Nếu bạn vẫn còn băn khoăn, hãy tìm kiếm ý kiến từ một nguồn khác mà bạn tin tưởng.
Lập Kế Hoạch Hành Động:
Xác Định Các Bước Cụ Thể:
Phản hồi này yêu cầu bạn thay đổi điều gì? Hãy chia nhỏ thành các bước nhỏ và cụ thể.
Đặt Mục Tiêu SMART:
(Specific – Cụ thể, Measurable – Đo lường được, Achievable – Có thể đạt được, Relevant – Liên quan, Time-bound – Có thời hạn).
Tìm Kiếm Nguồn Lực:
Bạn cần gì để thực hiện những thay đổi này? (Ví dụ: đào tạo, cố vấn, tài liệu tham khảo…)
Thực Hiện:
Bắt Đầu Ngay:
Đừng trì hoãn việc thực hiện những thay đổi đã lên kế hoạch.
Theo Dõi Tiến Độ:
Đánh giá định kỳ xem bạn đã tiến bộ đến đâu.
Yêu Cầu Phản Hồi Liên Tục:
Hỏi người đã đưa ra phản hồi ban đầu xem họ có nhận thấy sự cải thiện nào không.
Biết Ơn (lần nữa):
Cập Nhật Cho Người Đưa Phản Hồi:
Cho họ biết bạn đã thực hiện những thay đổi nào và kết quả ra sao. Điều này cho thấy bạn coi trọng phản hồi của họ.
Ví dụ:
Giả sử bạn nhận được phản hồi từ sếp rằng bạn cần cải thiện kỹ năng thuyết trình của mình.
1. Chuẩn bị tâm thế:
Bạn nhận ra rằng thuyết trình là một kỹ năng quan trọng và sẵn sàng học hỏi để cải thiện.
2. Trong khi nhận phản hồi:
Bạn lắng nghe sếp nói rằng bạn nói quá nhanh, thiếu sự tương tác với khán giả và không có cấu trúc rõ ràng. Bạn đặt câu hỏi: “Bạn có thể cho tôi một ví dụ cụ thể về việc tôi nói quá nhanh không?” và “Bạn có đề xuất nào để tôi cải thiện cấu trúc bài thuyết trình không?”
3. Sau khi nhận phản hồi:
Bạn suy ngẫm về những gì sếp đã nói. Bạn nhận ra rằng mình thực sự có xu hướng nói nhanh khi lo lắng. Bạn lập kế hoạch:
Bước 1:
Ghi âm và nghe lại các bài thuyết trình của mình để nhận biết tốc độ nói.
Bước 2:
Luyện tập nói chậm hơn và nhấn nhá hơn.
Bước 3:
Tìm kiếm các khóa học hoặc tài liệu về cấu trúc bài thuyết trình hiệu quả.
Bước 4:
Yêu cầu đồng nghiệp xem và cho ý kiến về bài thuyết trình của mình trước khi trình bày trước sếp.
Bằng cách áp dụng quy trình này, bạn có thể biến phản hồi thành một công cụ mạnh mẽ để phát triển bản thân và đạt được thành công. Chúc bạn thành công!
Nguồn: @Viec_lam_Thu_Duc
Nguồn: @Viec_lam_Thu_Duc