Để thu thập bằng chứng về thành tích công việc một cách chi tiết, bạn cần chủ động ghi chép và lưu trữ thông tin về những đóng góp và thành công của mình trong quá trình làm việc. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện:
1. Xác định các loại bằng chứng cần thu thập:
Dữ liệu định lượng:
Số liệu:
Số lượng sản phẩm bán được, số lượng khách hàng tăng thêm, doanh thu tăng trưởng, chi phí tiết kiệm, thời gian hoàn thành dự án giảm,…
Phần trăm:
Tỷ lệ tăng trưởng, tỷ lệ cải thiện, tỷ lệ giảm lỗi,…
KPIs (Key Performance Indicators):
Các chỉ số hiệu suất chính mà bạn đã đạt được so với mục tiêu đề ra.
Dữ liệu định tính:
Phản hồi từ đồng nghiệp, quản lý, khách hàng:
Email khen ngợi, thư cảm ơn, đánh giá hiệu suất,…
Báo cáo dự án:
Mô tả chi tiết vai trò của bạn trong dự án, những đóng góp cụ thể và kết quả đạt được.
Bản trình bày:
Các bài thuyết trình bạn đã thực hiện, thể hiện kiến thức và kỹ năng của bạn.
Chứng nhận, giải thưởng:
Bất kỳ chứng nhận hoặc giải thưởng nào bạn đã nhận được liên quan đến công việc.
Các dự án đặc biệt:
Mô tả các dự án bạn đã dẫn dắt hoặc tham gia, nêu bật những thách thức bạn đã vượt qua và kết quả đạt được.
Quy trình cải tiến:
Mô tả các quy trình bạn đã cải tiến để tăng hiệu quả công việc.
Đào tạo và hướng dẫn:
Nếu bạn đã đào tạo hoặc hướng dẫn người khác, hãy ghi lại số lượng người bạn đã đào tạo và kết quả.
2. Phương pháp thu thập bằng chứng:
Tạo nhật ký công việc:
Ghi chép hàng ngày hoặc hàng tuần về những công việc bạn đã làm, những thành tựu bạn đã đạt được và những khó khăn bạn đã gặp phải.
Lưu trữ email và tài liệu:
Tạo một thư mục riêng để lưu trữ tất cả các email, báo cáo, bản trình bày và tài liệu liên quan đến công việc của bạn.
Yêu cầu phản hồi:
Chủ động yêu cầu phản hồi từ đồng nghiệp, quản lý và khách hàng về công việc của bạn.
Chụp ảnh màn hình:
Chụp ảnh màn hình các trang web, ứng dụng hoặc báo cáo thể hiện thành tích của bạn.
Ghi lại các cuộc họp:
Ghi lại các cuộc họp quan trọng, đặc biệt là những cuộc họp mà bạn đã đóng góp ý kiến hoặc trình bày kết quả.
Sử dụng công cụ quản lý dự án:
Sử dụng các công cụ quản lý dự án như Asana, Trello hoặc Jira để theo dõi tiến độ và kết quả công việc.
3. Cách viết chi tiết về thành tích:
Khi mô tả thành tích, hãy sử dụng cấu trúc
STAR (Situation, Task, Action, Result)
để trình bày một cách rõ ràng và có hệ thống:
Situation (Tình huống):
Mô tả bối cảnh và tình huống cụ thể mà bạn đã gặp phải.
Task (Nhiệm vụ):
Nêu rõ nhiệm vụ hoặc mục tiêu bạn được giao.
Action (Hành động):
Mô tả chi tiết những hành động bạn đã thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ.
Result (Kết quả):
Nêu bật kết quả đạt được, sử dụng dữ liệu định lượng (nếu có) để chứng minh thành công.
Ví dụ:
Tình huống:
Công ty đối mặt với tình trạng giảm doanh số bán hàng trong quý 1 năm 2023.
Nhiệm vụ:
Được giao nhiệm vụ xây dựng và triển khai chiến dịch marketing mới để tăng doanh số bán hàng.
Hành động:
Nghiên cứu thị trường và phân tích đối thủ cạnh tranh.
Xây dựng chiến dịch marketing tích hợp, bao gồm quảng cáo trực tuyến, quảng cáo trên mạng xã hội và email marketing.
Phối hợp với bộ phận bán hàng để đảm bảo chiến dịch được triển khai hiệu quả.
Theo dõi và đánh giá hiệu quả chiến dịch, điều chỉnh khi cần thiết.
Kết quả:
Doanh số bán hàng tăng 15% trong quý 2 năm 2023.
Số lượng khách hàng mới tăng 20%.
Chiến dịch marketing được đánh giá là thành công và được nhân rộng cho các sản phẩm khác.
4. Tổ chức và lưu trữ bằng chứng:
Tạo thư mục hoặc cơ sở dữ liệu:
Tổ chức bằng chứng theo danh mục (ví dụ: dự án, kỹ năng, phản hồi) hoặc theo thời gian.
Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu:
Sử dụng phần mềm như Evernote, OneNote hoặc Google Docs để lưu trữ và quản lý bằng chứng.
Sao lưu dữ liệu:
Sao lưu dữ liệu thường xuyên để tránh mất mát thông tin.
5. Duy trì và cập nhật:
Cập nhật nhật ký công việc thường xuyên:
Đừng chờ đến cuối năm để ghi lại thành tích, hãy cập nhật nhật ký công việc thường xuyên để không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào.
Xem xét và đánh giá định kỳ:
Định kỳ xem xét và đánh giá bằng chứng để xác định những thành tích nổi bật và những lĩnh vực cần cải thiện.
Lời khuyên:
Hãy chủ động:
Đừng chờ đợi được yêu cầu cung cấp bằng chứng, hãy chủ động thu thập và lưu trữ thông tin về thành tích của bạn.
Tập trung vào kết quả:
Khi mô tả thành tích, hãy tập trung vào kết quả đạt được và những tác động tích cực mà bạn đã tạo ra.
Sử dụng ngôn ngữ tích cực:
Sử dụng ngôn ngữ tích cực và tự tin khi mô tả thành tích của bạn.
Chính xác và trung thực:
Đảm bảo rằng tất cả thông tin bạn cung cấp là chính xác và trung thực.
Bằng cách thu thập và trình bày bằng chứng về thành tích công việc một cách chi tiết và có hệ thống, bạn sẽ có thể chứng minh giá trị của mình cho nhà tuyển dụng, quản lý và đồng nghiệp, đồng thời tăng cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp.
Nguồn: @Viec_lam_ban_hang
Nguồn: @Viec_lam_ban_hang