Chương trình xây dựng sự nghiệp cùng careerbuilding hân hoan chào đón quý cô chú anh chị tại Việt Nam cùng đến cẩm nang tuyển dụng của chúng tôi, Chúng ta sẽ đi sâu vào cách sử dụng công cụ hỗ trợ công việc (Calendar và Task Manager) để nâng cao năng suất và tổ chức công việc của bạn.
I. Lịch (Calendar): Người Quản Lý Thời Gian Đắc Lực
Lịch không chỉ là để ghi nhớ ngày tháng. Nó là một công cụ mạnh mẽ để lên kế hoạch, ưu tiên và đảm bảo bạn sử dụng thời gian hiệu quả.
1. Chọn Lịch Phù Hợp:
Lịch số:
Google Calendar:
Phổ biến, dễ sử dụng, tích hợp tốt với các dịch vụ khác của Google, chia sẻ lịch dễ dàng.
Microsoft Outlook Calendar:
Mạnh mẽ, phù hợp cho môi trường doanh nghiệp, tích hợp với email và các ứng dụng Microsoft khác.
Apple Calendar:
Đơn giản, trực quan, tích hợp tốt với các thiết bị Apple.
Các ứng dụng chuyên dụng:
(Ví dụ: Fantastical, Calendly) Cung cấp các tính năng nâng cao như xử lý ngôn ngữ tự nhiên, lên lịch cuộc họp thông minh.
Lịch giấy:
Nếu bạn thích sự trực quan và cảm giác viết tay, một cuốn lịch giấy vẫn là một lựa chọn tốt.
2. Nhập Tất Cả Các Sự Kiện:
Cuộc họp:
Ghi rõ thời gian, địa điểm, người tham gia, mục tiêu cuộc họp.
Hạn chót:
Thêm deadline của các dự án, bài tập, hóa đơn…
Sự kiện cá nhân:
Các hoạt động giải trí, thể thao, gặp gỡ bạn bè, thời gian dành cho gia đình.
Thời gian di chuyển:
Ước tính thời gian đi lại giữa các địa điểm để tránh trễ giờ.
Thời gian nghỉ ngơi:
Đừng quên lên lịch cho những khoảng thời gian nghỉ ngơi ngắn trong ngày và những ngày nghỉ dài hơn.
3. Sử Dụng Màu Sắc và Nhãn:
Phân loại công việc:
Gán màu sắc khác nhau cho các loại công việc (ví dụ: đỏ cho công việc khẩn cấp, xanh lá cho công việc liên quan đến dự án X).
Ưu tiên:
Sử dụng màu sắc để đánh dấu mức độ quan trọng của các sự kiện.
4. Đặt Lời Nhắc:
Lời nhắc sớm:
Đặt lời nhắc trước thời gian diễn ra sự kiện để chuẩn bị.
Lời nhắc lặp lại:
Sử dụng tính năng nhắc lại cho các sự kiện định kỳ (ví dụ: họp hàng tuần, thanh toán hóa đơn).
5. Chia Sẻ Lịch (Nếu Cần):
Chia sẻ với đồng nghiệp:
Giúp mọi người biết lịch trình của bạn để lên kế hoạch làm việc chung.
Chia sẻ với gia đình:
Giúp gia đình nắm bắt lịch trình của bạn và phối hợp các hoạt động.
6. Đánh Giá và Điều Chỉnh:
Cuối mỗi tuần/tháng:
Xem lại lịch của bạn để đánh giá xem bạn đã sử dụng thời gian hiệu quả chưa.
Điều chỉnh:
Thay đổi cách bạn lên lịch nếu cần thiết để tối ưu hóa năng suất.
II. Trình Quản Lý Công Việc (Task Manager): Tổ Chức Công Việc Chi Tiết
Task Manager giúp bạn chia nhỏ các dự án lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn, và theo dõi tiến độ thực hiện.
1. Chọn Task Manager Phù Hợp:
Ứng dụng đơn giản:
Microsoft To Do:
Miễn phí, dễ sử dụng, tích hợp với Outlook.
Google Tasks:
Đơn giản, tích hợp với Gmail và Google Calendar.
Any.do:
Giao diện đẹp, tính năng nhắc nhở thông minh.
Ứng dụng mạnh mẽ hơn:
Todoist:
Nhiều tính năng, hỗ trợ đa nền tảng, phù hợp cho cả cá nhân và nhóm.
Asana:
Quản lý dự án, cộng tác nhóm, theo dõi tiến độ.
Trello:
Sử dụng bảng Kanban để trực quan hóa công việc.
Notion:
Linh hoạt, có thể tùy chỉnh để quản lý công việc, ghi chú, và nhiều hơn nữa.
2. Nhập Tất Cả Các Công Việc:
Chia nhỏ dự án:
Chia các dự án lớn thành các nhiệm vụ nhỏ, cụ thể.
Ghi rõ mô tả:
Mô tả chi tiết công việc cần làm, các bước thực hiện, và tài liệu liên quan.
3. Sắp Xếp và Ưu Tiên:
Danh sách:
Tạo danh sách cho các loại công việc khác nhau (ví dụ: công việc cá nhân, công việc dự án X, công việc gia đình).
Ưu tiên:
Đánh dấu mức độ quan trọng của các công việc (ví dụ: khẩn cấp, quan trọng, bình thường).
Ngày đến hạn:
Gán ngày đến hạn cho từng công việc để đảm bảo bạn hoàn thành đúng thời hạn.
4. Sử Dụng Nhãn và Tag:
Phân loại công việc:
Sử dụng nhãn hoặc tag để phân loại công việc theo chủ đề, dự án, hoặc người phụ trách.
5. Theo Dõi Tiến Độ:
Đánh dấu hoàn thành:
Đánh dấu các công việc đã hoàn thành để theo dõi tiến độ.
Theo dõi thời gian:
Một số task manager cho phép bạn theo dõi thời gian bạn dành cho mỗi công việc.
6. Cộng Tác (Nếu Cần):
Chia sẻ công việc:
Chia sẻ công việc với đồng nghiệp hoặc thành viên gia đình.
Giao việc:
Giao công việc cho người khác và theo dõi tiến độ của họ.
Bình luận:
Sử dụng tính năng bình luận để thảo luận về công việc và trao đổi thông tin.
7. Xem Xét và Điều Chỉnh:
Hàng ngày/tuần:
Xem lại danh sách công việc của bạn để đảm bảo bạn đang tập trung vào những việc quan trọng nhất.
Điều chỉnh:
Thay đổi cách bạn sử dụng task manager nếu cần thiết để tối ưu hóa năng suất.
III. Kết Hợp Lịch và Task Manager:
Sức mạnh thực sự đến từ việc kết hợp cả hai công cụ này:
Lên lịch cho các nhiệm vụ quan trọng:
Chuyển các nhiệm vụ quan trọng từ task manager vào lịch của bạn để đảm bảo bạn dành thời gian cho chúng.
Đặt thời gian cụ thể cho công việc:
Thay vì chỉ có một deadline, hãy chia nhỏ công việc và đặt thời gian cụ thể cho từng phần.
Sử dụng lịch để nhắc nhở về các deadline:
Đặt lời nhắc trong lịch để đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ deadline nào.
Ví Dụ Cụ Thể:
Giả sử bạn có một dự án lớn là “Viết Báo Cáo”.
1. Task Manager:
Tạo một danh sách công việc “Viết Báo Cáo”.
Thêm các nhiệm vụ:
“Nghiên cứu thông tin” (ưu tiên: cao, deadline: 15/11)
“Lập dàn ý” (ưu tiên: cao, deadline: 16/11)
“Viết bản nháp” (ưu tiên: cao, deadline: 20/11)
“Chỉnh sửa” (ưu tiên: cao, deadline: 22/11)
“Gửi báo cáo” (ưu tiên: cao, deadline: 23/11)
2. Lịch:
Đặt lịch “Thời gian nghiên cứu thông tin” vào ngày 14/11 từ 9:00-12:00.
Đặt lịch “Thời gian lập dàn ý” vào ngày 16/11 từ 14:00-16:00.
Đặt lời nhắc cho deadline “Gửi báo cáo” vào ngày 23/11.
Lời Khuyên Quan Trọng:
Kiên trì:
Cần thời gian để làm quen và tạo thói quen sử dụng các công cụ này. Đừng nản lòng nếu bạn không thấy kết quả ngay lập tức.
Linh hoạt:
Hãy thử nghiệm các phương pháp khác nhau và điều chỉnh để tìm ra cách phù hợp nhất với bạn.
Đơn giản:
Đừng cố gắng làm mọi thứ quá phức tạp. Bắt đầu với những tính năng cơ bản và dần dần khám phá thêm.
Đánh giá thường xuyên:
Xem lại cách bạn sử dụng các công cụ này và điều chỉnh để tối ưu hóa năng suất của bạn.
Chúc bạn thành công trong việc quản lý thời gian và công việc hiệu quả hơn!
Nguồn: Nhan vien ban hang
Nguồn: Nhan vien ban hang