Quy trình kiểm tra thông tin người tham chiếu (Reference Check) là một bước quan trọng trong quá trình tuyển dụng, giúp nhà tuyển dụng xác minh thông tin do ứng viên cung cấp và thu thập thêm thông tin về kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, tính cách và hiệu suất làm việc của ứng viên từ những người đã từng làm việc cùng họ. Dưới đây là quy trình chi tiết để thực hiện Reference Check hiệu quả:
I. Chuẩn bị trước khi thực hiện Reference Check:
1. Xác định người tham chiếu:
Yêu cầu ứng viên cung cấp thông tin:
Yêu cầu ứng viên cung cấp thông tin liên hệ của ít nhất 2-3 người tham chiếu. Ưu tiên những người đã từng là quản lý trực tiếp hoặc đồng nghiệp thân thiết của ứng viên.
Kiểm tra tính xác thực:
Xác minh thông tin người tham chiếu (tên, chức danh, công ty, email, số điện thoại) để đảm bảo họ là người thật và có liên quan đến kinh nghiệm làm việc của ứng viên.
Đánh giá mối quan hệ:
Tìm hiểu mối quan hệ giữa ứng viên và người tham chiếu (ví dụ: quản lý trực tiếp, đồng nghiệp, khách hàng) để hiểu rõ hơn về góc nhìn của người tham chiếu.
2. Xây dựng bộ câu hỏi:
Câu hỏi mở:
Chuẩn bị các câu hỏi mở để khuyến khích người tham chiếu chia sẻ thông tin chi tiết và khách quan.
Câu hỏi tập trung:
Xây dựng các câu hỏi tập trung vào các kỹ năng, kinh nghiệm và phẩm chất cần thiết cho vị trí công việc.
Câu hỏi hành vi (Behavioral Questions):
Sử dụng các câu hỏi hành vi để tìm hiểu cách ứng viên đã hành xử trong các tình huống cụ thể trong quá khứ. Ví dụ: “Hãy kể về một lần ứng viên giải quyết một vấn đề khó khăn tại nơi làm việc.”
Câu hỏi về điểm mạnh và điểm yếu:
Hỏi về điểm mạnh và điểm yếu của ứng viên để có cái nhìn toàn diện hơn về năng lực của họ.
Câu hỏi về lý do rời công ty:
Hỏi về lý do ứng viên rời công ty trước đây, đặc biệt nếu người tham chiếu là quản lý cũ.
Câu hỏi về khả năng phù hợp:
Hỏi về khả năng phù hợp của ứng viên với văn hóa công ty và vị trí công việc.
Câu hỏi về khả năng làm việc nhóm:
Hỏi về khả năng làm việc nhóm, kỹ năng giao tiếp và hợp tác của ứng viên.
3. Tìm hiểu quy định pháp luật:
Tuân thủ luật bảo mật thông tin:
Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về bảo mật thông tin cá nhân khi thu thập và xử lý thông tin từ người tham chiếu.
Tránh các câu hỏi phân biệt đối xử:
Tránh hỏi những câu hỏi có thể dẫn đến phân biệt đối xử dựa trên chủng tộc, giới tính, tôn giáo, tuổi tác, v.v.
II. Thực hiện Reference Check:
1. Liên hệ với người tham chiếu:
Giới thiệu:
Giới thiệu bản thân, công ty và mục đích của cuộc gọi/email.
Xin phép:
Xin phép người tham chiếu dành thời gian để trả lời các câu hỏi.
Thông báo:
Thông báo rằng thông tin sẽ được giữ bí mật và chỉ sử dụng cho mục đích tuyển dụng.
2. Đặt câu hỏi:
Đặt câu hỏi theo trình tự:
Đặt câu hỏi theo trình tự đã chuẩn bị, bắt đầu với các câu hỏi chung và sau đó đi vào các câu hỏi cụ thể hơn.
Lắng nghe cẩn thận:
Lắng nghe cẩn thận câu trả lời của người tham chiếu và ghi chú đầy đủ.
Đặt câu hỏi mở rộng:
Đặt các câu hỏi mở rộng để làm rõ những thông tin còn chưa rõ ràng hoặc để khai thác thêm thông tin.
Giữ thái độ trung lập:
Giữ thái độ trung lập và tránh đưa ra bất kỳ nhận xét hoặc đánh giá nào về ứng viên.
3. Ghi chép:
Ghi chép chi tiết:
Ghi chép chi tiết các câu trả lời của người tham chiếu, bao gồm cả những thông tin quan trọng và những chi tiết nhỏ.
Ghi lại giọng điệu:
Ghi lại giọng điệu và thái độ của người tham chiếu khi trả lời các câu hỏi.
4. Cảm ơn:
Cảm ơn người tham chiếu:
Cảm ơn người tham chiếu đã dành thời gian và cung cấp thông tin.
Thông báo kết quả (tùy chọn):
Tùy theo chính sách của công ty, bạn có thể thông báo cho người tham chiếu về kết quả của quá trình tuyển dụng (nếu được phép).
III. Đánh giá và phân tích thông tin:
1. So sánh thông tin:
So sánh với thông tin ứng viên cung cấp:
So sánh thông tin từ người tham chiếu với thông tin mà ứng viên đã cung cấp trong CV, đơn xin việc và phỏng vấn.
So sánh giữa các người tham chiếu:
So sánh thông tin từ các người tham chiếu khác nhau để tìm kiếm sự nhất quán và những điểm khác biệt.
2. Đánh giá tính khách quan:
Xem xét mối quan hệ:
Xem xét mối quan hệ giữa người tham chiếu và ứng viên để đánh giá tính khách quan của thông tin.
Tìm kiếm bằng chứng:
Tìm kiếm bằng chứng hỗ trợ cho những nhận xét của người tham chiếu.
3. Đánh giá rủi ro:
Xác định điểm yếu:
Xác định những điểm yếu của ứng viên được chỉ ra bởi người tham chiếu.
Đánh giá mức độ rủi ro:
Đánh giá mức độ rủi ro mà những điểm yếu này có thể gây ra cho công ty.
4. Lưu trữ thông tin:
Lưu trữ an toàn:
Lưu trữ thông tin thu thập được từ Reference Check một cách an toàn và bảo mật.
Tuân thủ quy định:
Tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin cá nhân khi lưu trữ và sử dụng thông tin này.
IV. Mẫu câu hỏi tham khảo:
Giới thiệu:
Anh/Chị có thể giới thiệu về mối quan hệ của mình với [tên ứng viên] không?
Anh/Chị đã làm việc với [tên ứng viên] trong khoảng thời gian nào?
Kinh nghiệm làm việc:
Anh/Chị có thể mô tả công việc và trách nhiệm của [tên ứng viên] khi làm việc tại [tên công ty]?
Anh/Chị đánh giá thế nào về hiệu suất làm việc của [tên ứng viên]?
Kỹ năng:
Anh/Chị đánh giá thế nào về kỹ năng [kỹ năng cụ thể] của [tên ứng viên]?
[Tên ứng viên] có điểm mạnh và điểm yếu nào trong công việc?
Tính cách:
Anh/Chị mô tả [tên ứng viên] là người như thế nào?
[Tên ứng viên] có khả năng làm việc nhóm tốt không?
Lý do rời công ty:
Theo anh/chị, tại sao [tên ứng viên] rời khỏi [tên công ty]?
Khả năng phù hợp:
Anh/Chị nghĩ [tên ứng viên] có phù hợp với vị trí [tên vị trí] tại công ty chúng tôi không?
Anh/Chị có lời khuyên nào dành cho chúng tôi khi làm việc với [tên ứng viên]?
Câu hỏi hành vi:
Hãy kể về một lần [tên ứng viên] giải quyết một vấn đề khó khăn tại nơi làm việc.
Hãy kể về một lần [tên ứng viên] làm việc nhóm hiệu quả.
Lưu ý quan trọng:
Tính nhất quán:
Đảm bảo tính nhất quán trong quy trình Reference Check cho tất cả các ứng viên.
Bí mật:
Đảm bảo tính bí mật của thông tin thu thập được từ Reference Check.
Quyết định cuối cùng:
Reference Check chỉ là một phần trong quá trình tuyển dụng. Quyết định cuối cùng nên dựa trên tổng thể thông tin thu thập được từ tất cả các giai đoạn.
Bằng cách tuân thủ quy trình này, bạn có thể thực hiện Reference Check một cách hiệu quả và thu thập thông tin quan trọng để đưa ra quyết định tuyển dụng sáng suốt.