Chương trình xây dựng sự nghiệp cùng careerbuilding hân hoan chào đón quý cô chú anh chị tại Việt Nam cùng đến cẩm nang tuyển dụng của chúng tôi, Kỹ năng từ chối nhiệm vụ một cách khéo léo khi quá tải là vô cùng quan trọng để bảo vệ sức khỏe tinh thần, duy trì hiệu suất làm việc và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết với các bước, ví dụ cụ thể và lưu ý quan trọng:
I. Chuẩn Bị Trước Khi Từ Chối
1. Đánh Giá Khối Lượng Công Việc Hiện Tại:
Liệt kê:
Viết ra tất cả các nhiệm vụ bạn đang thực hiện, bao gồm cả thời hạn và mức độ ưu tiên.
Ước tính thời gian:
Tính toán thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ một cách thực tế.
Xác định giới hạn:
Quyết định rõ ràng bạn có thể đảm nhận thêm bao nhiêu công việc mà không ảnh hưởng đến chất lượng và thời hạn của các nhiệm vụ hiện tại.
2. Hiểu Rõ Lý Do Từ Chối:
Quá tải thực sự:
Bạn đã có quá nhiều việc cần làm và không thể đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ mới.
Không phù hợp kỹ năng:
Nhiệm vụ mới không phù hợp với kỹ năng hoặc chuyên môn của bạn.
Ưu tiên khác:
Bạn đang tập trung vào một dự án quan trọng hơn và không muốn bị phân tâm.
II. Các Bước Từ Chối Nhiệm Vụ Một Cách Khéo Léo
1. Phản Hồi Nhanh Chóng và Tôn Trọng:
Trả lời ngay khi có thể:
Đừng để người giao việc phải chờ đợi quá lâu.
Bày tỏ sự cảm kích:
Thể hiện rằng bạn đánh giá cao việc được tin tưởng giao nhiệm vụ.
Ví dụ:
“Cảm ơn anh/chị đã tin tưởng giao cho em nhiệm vụ này.”
“Em rất vui vì được anh/chị nghĩ đến.”
2. Giải Thích Lý Do Một Cách Rõ Ràng và Chân Thành:
Tập trung vào sự thật:
Giải thích tình hình công việc hiện tại của bạn một cách khách quan.
Tránh đổ lỗi:
Không đổ lỗi cho người khác hoặc than vãn về công việc.
Ví dụ:
“Hiện tại, em đang tập trung vào dự án X với thời hạn rất gấp. Em sợ rằng nếu nhận thêm nhiệm vụ này, em sẽ không thể hoàn thành tốt cả hai việc.”
“Lịch trình của em trong tuần này đã kín với các cuộc họp và báo cáo quan trọng. Em không chắc mình có đủ thời gian để hoàn thành nhiệm vụ này một cách hiệu quả.”
3. Đề Xuất Giải Pháp Thay Thế (Nếu Có Thể):
Gợi ý người khác:
Đề xuất một đồng nghiệp có kỹ năng phù hợp và thời gian rảnh để đảm nhận nhiệm vụ.
Đề xuất thay đổi thời hạn:
Nếu có thể, hãy đề xuất kéo dài thời hạn của nhiệm vụ để bạn có thể đảm nhận nó sau khi hoàn thành các công việc hiện tại.
Đề xuất hỗ trợ:
Nếu bạn có thể giúp một phần của nhiệm vụ, hãy đề xuất điều đó.
Ví dụ:
“Em nghĩ chị Lan có kinh nghiệm rất tốt trong lĩnh vực này. Chị ấy có thể là người phù hợp hơn để đảm nhận nhiệm vụ này.”
“Nếu có thể kéo dài thời hạn thêm một tuần, em sẽ rất sẵn lòng giúp anh/chị sau khi hoàn thành dự án X.”
“Em có thể giúp anh/chị thu thập thông tin và chuẩn bị tài liệu cho nhiệm vụ này.”
4. Thể Hiện Sự Hối Tiếc (Nếu Cần Thiết):
Nhấn mạnh sự sẵn lòng giúp đỡ trong tương lai:
Cho người giao việc biết rằng bạn luôn sẵn lòng hỗ trợ khi có thể.
Ví dụ:
“Em rất tiếc vì không thể giúp anh/chị lần này. Em sẽ cố gắng sắp xếp thời gian để hỗ trợ anh/chị trong các dự án sau.”
“Em hy vọng anh/chị hiểu cho em. Em luôn sẵn lòng hỗ trợ công ty khi có thể.”
5. Kết Thúc Bằng Thái Độ Tích Cực và Chuyên Nghiệp:
Cảm ơn lần nữa:
Thể hiện sự biết ơn vì đã được xem xét.
Khẳng định sự cam kết:
Nhấn mạnh sự cam kết của bạn đối với công việc và công ty.
Ví dụ:
“Cảm ơn anh/chị đã hiểu cho em. Em sẽ tiếp tục cố gắng hết mình để đóng góp cho công ty.”
“Em rất mong có cơ hội được hợp tác với anh/chị trong các dự án khác trong tương lai.”
III. Ví Dụ Cụ Thể
Tình huống:
Sếp giao cho bạn một báo cáo cần hoàn thành trong tuần tới, nhưng bạn đã có hai dự án lớn với thời hạn tương tự.
Cách từ chối:
“Chào anh/chị, em cảm ơn anh/chị đã tin tưởng giao cho em báo cáo này. Tuy nhiên, hiện tại em đang tập trung cao độ vào dự án X và Y, cả hai đều có thời hạn gấp trong tuần tới. Em sợ rằng nếu nhận thêm báo cáo này, em sẽ không thể hoàn thành tốt cả ba việc và có thể ảnh hưởng đến chất lượng công việc chung.
Em rất tiếc vì không thể giúp anh/chị ngay lúc này. Nếu có thể, em xin đề xuất chị Mai, người có kinh nghiệm về báo cáo này, hoặc nếu thời hạn có thể dời lại một chút, em sẽ rất sẵn lòng hỗ trợ sau khi hoàn thành dự án X và Y.
Em xin lỗi vì sự bất tiện này và rất mong nhận được sự thông cảm của anh/chị. Em sẽ cố gắng hết mình để hoàn thành tốt các nhiệm vụ hiện tại.”
IV. Lưu Ý Quan Trọng
Trung thực:
Đừng nói dối về lý do từ chối. Sự trung thực sẽ giúp bạn xây dựng lòng tin với đồng nghiệp và cấp trên.
Tự tin:
Thể hiện sự tự tin vào khả năng quản lý công việc của bạn.
Kiên định:
Đừng dễ dàng bị thuyết phục nếu bạn thực sự không thể đảm nhận thêm nhiệm vụ.
Xây dựng ranh giới:
Thiết lập ranh giới rõ ràng về khối lượng công việc bạn có thể đảm nhận.
Giao tiếp thường xuyên:
Thường xuyên trao đổi với cấp trên về tình hình công việc của bạn để họ có thể hiểu rõ hơn về khả năng của bạn.
Luyện tập:
Thực hành các tình huống từ chối khác nhau để bạn cảm thấy tự tin hơn khi đối mặt với chúng.
Đừng ngại xin giúp đỡ:
Nếu bạn cảm thấy quá tải, hãy chủ động xin giúp đỡ từ đồng nghiệp hoặc cấp trên. Đôi khi, chỉ cần một chút hỗ trợ có thể giúp bạn giải quyết vấn đề.
V. Điều Cần Tránh
Từ chối một cách thô lỗ hoặc thiếu tôn trọng.
Đưa ra những lời hứa suông hoặc không thực tế.
Đổ lỗi cho người khác.
Tránh né hoặc im lặng.
Tự nhận quá nhiều trách nhiệm mà không thể hoàn thành.
VI. Tóm lại
Từ chối nhiệm vụ một cách khéo léo là một kỹ năng quan trọng giúp bạn bảo vệ sức khỏe tinh thần, duy trì hiệu suất làm việc và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp. Bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng, giải thích rõ ràng, đề xuất giải pháp thay thế và thể hiện thái độ tích cực, bạn có thể từ chối nhiệm vụ một cách hiệu quả mà không làm mất lòng người khác. Chúc bạn thành công!
Nguồn: Việc làm bán hàng
Nguồn: Việc làm bán hàng