Chương trình xây dựng sự nghiệp cùng careerbuilding hân hoan chào đón quý cô chú anh chị tại Việt Nam cùng đến cẩm nang tuyển dụng của chúng tôi, Kỹ năng báo cáo tiến độ công việc rõ ràng và súc tích là vô cùng quan trọng để đảm bảo dự án đi đúng hướng và các bên liên quan được thông tin đầy đủ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn có thể viết báo cáo tiến độ hiệu quả:
I. Tại Sao Báo Cáo Tiến Độ Lại Quan Trọng?
Minh bạch:
Giúp mọi người hiểu rõ về tình hình thực tế của dự án.
Phát hiện sớm vấn đề:
Cho phép nhận diện và giải quyết các khó khăn, chậm trễ kịp thời.
Đảm bảo đúng tiến độ:
Theo dõi sát sao giúp dự án đi đúng kế hoạch.
Ra quyết định hiệu quả:
Cung cấp thông tin cần thiết để đưa ra các quyết định chính xác.
Giao tiếp hiệu quả:
Tạo kênh giao tiếp rõ ràng giữa các thành viên và các bên liên quan.
II. Cấu Trúc Của Báo Cáo Tiến Độ
Một báo cáo tiến độ tốt thường bao gồm các phần sau:
1. Thông tin chung:
Tiêu đề:
Rõ ràng, ví dụ: “Báo cáo Tiến độ Dự án [Tên dự án] – Tuần [Số tuần]” hoặc “Báo cáo Tiến độ Dự án [Tên dự án] – Tháng [Tháng]”
Ngày báo cáo:
Ngày báo cáo được lập.
Người lập báo cáo:
Tên và chức danh của người chịu trách nhiệm báo cáo.
Người nhận báo cáo:
Danh sách những người sẽ nhận báo cáo này.
Giai đoạn báo cáo:
Khoảng thời gian mà báo cáo này bao phủ (ví dụ: từ 01/01/2024 đến 07/01/2024).
2. Tóm tắt (Executive Summary):
Mục đích:
Cung cấp cái nhìn tổng quan nhanh chóng về tình hình dự án.
Nội dung:
Tiến độ tổng thể:
Dự án đang đi đúng tiến độ, chậm hay nhanh hơn so với kế hoạch?
Các thành tựu chính:
Nêu bật những kết quả quan trọng đã đạt được trong giai đoạn báo cáo.
Các vấn đề chính:
Chỉ ra những khó khăn, thách thức lớn nhất đang gặp phải.
Các hành động cần thiết:
Đề xuất các bước cần thực hiện để giải quyết vấn đề hoặc duy trì tiến độ.
Đèn giao thông (tùy chọn):
Sử dụng màu sắc (xanh lá cây, vàng, đỏ) để biểu thị trạng thái của dự án (ví dụ: xanh lá cây = đúng tiến độ, vàng = có nguy cơ chậm trễ, đỏ = chậm trễ).
3. Chi tiết tiến độ công việc:
Liệt kê các công việc/giai đoạn:
Chia nhỏ dự án thành các công việc hoặc giai đoạn cụ thể.
Trạng thái hiện tại:
Hoàn thành:
Công việc đã hoàn thành 100%.
Đang thực hiện:
Công việc đang được tiến hành.
Chưa bắt đầu:
Công việc chưa được bắt đầu.
% hoàn thành:
Ước tính tỷ lệ phần trăm công việc đã hoàn thành (ví dụ: 50%, 75%).
Ngày bắt đầu dự kiến/thực tế:
So sánh ngày bắt đầu dự kiến ban đầu với ngày bắt đầu thực tế.
Ngày kết thúc dự kiến/thực tế:
So sánh ngày kết thúc dự kiến ban đầu với ngày kết thúc dự kiến hiện tại (nếu có thay đổi).
Người chịu trách nhiệm:
Ai là người chịu trách nhiệm chính cho công việc này?
Ghi chú:
Thêm bất kỳ thông tin bổ sung nào liên quan đến công việc, ví dụ:
Lý do chậm trễ (nếu có).
Các vấn đề phát sinh.
Các thay đổi so với kế hoạch ban đầu.
4. Các vấn đề và rủi ro:
Mô tả chi tiết:
Nêu rõ từng vấn đề hoặc rủi ro đang ảnh hưởng đến dự án.
Nguyên nhân gốc rễ:
Xác định nguyên nhân chính gây ra vấn đề.
Tác động:
Giải thích hậu quả của vấn đề đối với tiến độ, chi phí, chất lượng, v.v.
Đề xuất giải pháp:
Đề xuất các biện pháp khắc phục hoặc giảm thiểu rủi ro.
Người chịu trách nhiệm:
Ai sẽ thực hiện các giải pháp này?
Thời hạn:
Khi nào các giải pháp này cần được thực hiện?
5. Kế hoạch hành động tiếp theo:
Liệt kê các công việc/hoạt động:
Nêu rõ những việc cần làm trong giai đoạn báo cáo tiếp theo.
Ngày hoàn thành dự kiến:
Xác định thời hạn hoàn thành cho từng công việc.
Người chịu trách nhiệm:
Ai sẽ thực hiện các công việc này?
6. Các yêu cầu hỗ trợ (nếu có):
Nêu rõ nhu cầu:
Yêu cầu hỗ trợ từ các bộ phận khác, từ quản lý cấp cao hoặc từ các bên liên quan khác.
Giải thích lý do:
Giải thích tại sao bạn cần sự hỗ trợ này và nó sẽ giúp ích như thế nào cho dự án.
7. Phụ lục (nếu cần):
Bảng biểu, đồ thị:
Trực quan hóa dữ liệu để dễ hiểu.
Tài liệu tham khảo:
Các tài liệu liên quan đến báo cáo.
III. Mẹo Viết Báo Cáo Tiến Độ Rõ Ràng và Súc Tích
Ngắn gọn và tập trung:
Tránh lan man, chỉ tập trung vào những thông tin quan trọng nhất.
Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu:
Tránh sử dụng thuật ngữ chuyên ngành quá nhiều, đặc biệt nếu người đọc không quen thuộc với chúng.
Sử dụng gạch đầu dòng, đánh số:
Giúp thông tin dễ đọc và dễ theo dõi.
Định dạng nhất quán:
Sử dụng cùng một kiểu chữ, cỡ chữ, màu sắc, v.v. trong toàn bộ báo cáo.
Sử dụng hình ảnh trực quan:
Bảng biểu, đồ thị, sơ đồ có thể giúp minh họa thông tin một cách hiệu quả.
Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp:
Đảm bảo báo cáo không có lỗi sai.
Điều chỉnh tần suất báo cáo:
Tần suất báo cáo nên phù hợp với quy mô và độ phức tạp của dự án (ví dụ: hàng tuần, hai tuần một lần, hàng tháng).
Thu thập thông tin từ nhiều nguồn:
Trao đổi với các thành viên trong nhóm, xem xét các báo cáo trước đó, kiểm tra tiến độ thực tế trên công trường, v.v.
Chủ động:
Không chỉ báo cáo về những gì đã xảy ra, mà còn dự đoán những vấn đề có thể xảy ra và đề xuất các giải pháp.
Lắng nghe phản hồi:
Sẵn sàng điều chỉnh báo cáo dựa trên phản hồi từ người đọc.
IV. Ví dụ về Báo Cáo Tiến Độ (mẫu đơn giản)
Báo cáo Tiến độ Dự án Xây dựng Website Bán hàng – Tuần 3
Ngày báo cáo:
19/05/2024
Người lập báo cáo:
Nguyễn Văn A – Quản lý dự án
Người nhận báo cáo:
Ban Giám đốc, Phòng Marketing
Tóm tắt
Tiến độ tổng thể:
Đúng tiến độ
Thành tựu chính: Hoàn thành thiết kế giao diện trang chủ và trang sản phẩm.
Vấn đề chính: Chưa nhận được đầy đủ thông tin sản phẩm từ phòng Marketing.
Hành động cần thiết: Gửi email nhắc nhở phòng Marketing cung cấp thông tin sản phẩm.
Chi tiết tiến độ công việc
| Công việc | Trạng thái | % Hoàn thành | Ngày Bắt đầu (Dự kiến/Thực tế) | Ngày Kết thúc (Dự kiến/Thực tế) | Người chịu trách nhiệm | Ghi chú |
| ———————— | ———- | ———— | ——————————– | ——————————– | ——————— | ———————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————– |
| Thiết kế giao diện | Hoàn thành | 100% | 06/05/2024 / 06/05/2024 | 12/05/2024 / 12/05/2024 | Trần Thị B | |
| Xây dựng cơ sở dữ liệu | Đang thực hiện | 75% | 13/05/2024 / 13/05/2024 | 20/05/2024 / 22/05/2024 | Lê Văn C | Dự kiến chậm 2 ngày do phát sinh yêu cầu chỉnh sửa. |
| Nhập liệu thông tin SP | Chưa bắt đầu | 0% | 13/05/2024 / – | 17/05/2024 / – | Phòng Marketing | Chờ thông tin từ phòng Marketing. |
Vấn đề và rủi ro
Vấn đề:
Chậm trễ cung cấp thông tin sản phẩm từ phòng Marketing.
Nguyên nhân:
Phòng Marketing đang tập trung cho chiến dịch quảng cáo khác.
Tác động:
Ảnh hưởng đến tiến độ nhập liệu và kiểm thử website.
Giải pháp:
Gửi email nhắc nhở, họp với trưởng phòng Marketing để thống nhất thời gian cung cấp thông tin.
Người chịu trách nhiệm:
Nguyễn Văn A
Thời hạn:
20/05/2024
Kế hoạch hành động tiếp theo
Hoàn thành xây dựng cơ sở dữ liệu (Lê Văn C – 22/05/2024)
Nhận và nhập liệu thông tin sản phẩm (Phòng Marketing, Nguyễn Văn A – 24/05/2024)
Kiểm thử website (Trần Thị B, Lê Văn C – 27/05/2024)
Yêu cầu hỗ trợ
Đề nghị Ban Giám đốc hỗ trợ liên hệ với phòng Marketing để đảm bảo thông tin sản phẩm được cung cấp đúng hạn.
V. Các Công Cụ Hỗ Trợ
Microsoft Project, Asana, Trello, Jira:
Các phần mềm quản lý dự án có tính năng tạo báo cáo tiến độ.
Microsoft Excel, Google Sheets:
Sử dụng bảng tính để theo dõi tiến độ và tạo biểu đồ.
Microsoft PowerPoint, Google Slides:
Tạo bản trình bày để báo cáo tiến độ một cách trực quan.
Lưu ý:
Mẫu báo cáo trên chỉ là một ví dụ đơn giản. Bạn cần điều chỉnh nó để phù hợp với đặc thù của dự án và yêu cầu của người nhận báo cáo.
Quan trọng nhất là bạn cần hiểu rõ tình hình dự án và truyền đạt thông tin một cách chính xác, rõ ràng và súc tích.
Chúc bạn thành công!
Nguồn: @Viec_lam_ban_hang
Nguồn: @Viec_lam_ban_hang