Chương trình xây dựng sự nghiệp cùng careerbuilding hân hoan chào đón quý cô chú anh chị tại Việt Nam cùng đến cẩm nang tuyển dụng của chúng tôi, Chuẩn bị kỹ lưỡng cho buổi đánh giá hiệu suất là yếu tố then chốt để có một cuộc thảo luận hiệu quả và mang tính xây dựng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn chuẩn bị, chia thành các phần dành cho cả
Người được đánh giá (Nhân viên)
và
Người đánh giá (Quản lý)
:
I. Dành cho Người được đánh giá (Nhân viên):
A. Tự Đánh Giá (Self-Assessment):
Đây là bước quan trọng nhất. Hãy dành thời gian suy ngẫm sâu sắc về hiệu suất của bạn trong kỳ đánh giá.
1. Xem Lại Mục Tiêu và KPIs:
Liệt kê:
Lấy lại bản mô tả công việc, mục tiêu đã đặt ra đầu kỳ, và các KPIs (Key Performance Indicators) cụ thể.
Đánh giá:
Đối với mỗi mục tiêu/KPI, hãy tự đánh giá xem bạn đã đạt được ở mức độ nào. Sử dụng các con số, dữ liệu cụ thể để chứng minh.
2. Thành Tựu và Đóng Góp:
Liệt kê chi tiết:
Viết ra tất cả những thành tựu bạn đã đạt được, những đóng góp quan trọng cho nhóm và công ty. Đừng ngại kể cả những thành tựu nhỏ nhưng có ý nghĩa.
Định lượng:
Cố gắng định lượng thành tựu của bạn bằng các con số cụ thể (ví dụ: “Tăng doanh số bán hàng lên 15%”, “Giảm thời gian xử lý đơn hàng xuống 20%”).
3. Điểm Mạnh:
Xác định rõ ràng:
Xác định những kỹ năng, kiến thức, phẩm chất nào giúp bạn hoàn thành công việc tốt.
Ví dụ cụ thể:
Đưa ra ví dụ cụ thể về cách bạn đã sử dụng những điểm mạnh đó để giải quyết vấn đề hoặc đạt được thành công.
4. Điểm Cần Cải Thiện:
Trung thực và khách quan:
Nhận diện những lĩnh vực mà bạn cảm thấy mình còn hạn chế hoặc cần cải thiện.
Kế hoạch hành động:
Quan trọng nhất là đề xuất kế hoạch hành động cụ thể để cải thiện những điểm yếu này. Ví dụ: “Tham gia khóa đào tạo về kỹ năng X”, “Tìm kiếm sự hướng dẫn từ đồng nghiệp giàu kinh nghiệm hơn”.
5. Thách Thức và Khó Khăn:
Liệt kê:
Ghi lại những thách thức, khó khăn bạn đã gặp phải trong quá trình làm việc.
Bài học kinh nghiệm:
Nêu rõ bạn đã học được gì từ những thách thức đó.
Yêu cầu hỗ trợ:
Nếu bạn cần sự hỗ trợ từ công ty hoặc quản lý để vượt qua những khó khăn trong tương lai, hãy nêu rõ.
6. Đóng Góp cho Đồng Nghiệp/Nhóm:
Nêu rõ:
Bạn đã hỗ trợ đồng nghiệp, chia sẻ kiến thức, hoặc tham gia vào các hoạt động nhóm như thế nào.
7. Mục Tiêu và Mong Muốn Phát Triển:
Mục tiêu nghề nghiệp:
Chia sẻ những mục tiêu nghề nghiệp dài hạn của bạn.
Mong muốn phát triển:
Nêu rõ những kỹ năng bạn muốn học hỏi, những vị trí bạn muốn đảm nhận trong tương lai.
Đề xuất đào tạo:
Đề xuất các khóa đào tạo, hội thảo, hoặc cơ hội học tập khác có thể giúp bạn phát triển.
B. Chuẩn Bị Tài Liệu:
Hồ sơ thành tích:
Chuẩn bị sẵn các tài liệu chứng minh thành tích của bạn (email khen ngợi, báo cáo dự án, phản hồi tích cực từ khách hàng, v.v.).
Bản tự đánh giá:
Viết bản tự đánh giá chi tiết, trình bày rõ ràng, mạch lạc.
Danh sách câu hỏi:
Chuẩn bị danh sách các câu hỏi bạn muốn hỏi quản lý.
C. Thái Độ:
Chủ động:
Tham gia tích cực vào cuộc thảo luận.
Cởi mở:
Sẵn sàng lắng nghe phản hồi từ quản lý, kể cả những phản hồi mang tính xây dựng.
Tôn trọng:
Thể hiện sự tôn trọng đối với quản lý và quy trình đánh giá.
II. Dành cho Người đánh giá (Quản lý):
A. Thu Thập Thông Tin:
1. Xem Lại Hồ Sơ Nhân Viên:
Mô tả công việc:
Xem lại mô tả công việc của nhân viên để đảm bảo rằng bạn đang đánh giá họ dựa trên những tiêu chuẩn phù hợp.
Mục tiêu và KPIs:
Xem lại mục tiêu và KPIs đã được thống nhất đầu kỳ.
Hồ sơ hiệu suất:
Xem lại các đánh giá hiệu suất trước đây, các ghi chú về hiệu suất, các dự án đã thực hiện, v.v.
2. Thu Thập Phản Hồi:
Phản hồi từ đồng nghiệp:
Thu thập phản hồi từ đồng nghiệp của nhân viên (nếu có thể) để có cái nhìn đa chiều về hiệu suất của họ.
Phản hồi từ khách hàng:
Thu thập phản hồi từ khách hàng (nếu nhân viên có tương tác với khách hàng).
3. Quan Sát và Ghi Chép:
Quan sát thường xuyên:
Quan sát hiệu suất làm việc của nhân viên một cách thường xuyên trong suốt kỳ đánh giá.
Ghi chép:
Ghi chép lại những quan sát của bạn, cả những điểm mạnh và điểm cần cải thiện.
B. Chuẩn Bị Nội Dung Đánh Giá:
1. Đánh Giá Dựa Trên Tiêu Chí Cụ Thể:
Sử dụng thang điểm rõ ràng:
Sử dụng thang điểm rõ ràng để đánh giá hiệu suất của nhân viên (ví dụ: 1-5, Xuất sắc, Tốt, Khá, Cần cải thiện).
Đưa ra ví dụ cụ thể:
Đưa ra ví dụ cụ thể để minh họa cho đánh giá của bạn.
2. Tập Trung vào Hành Vi và Kết Quả:
Mô tả hành vi:
Mô tả hành vi của nhân viên đã dẫn đến kết quả như thế nào.
Tránh đánh giá chủ quan:
Tránh đưa ra những đánh giá mang tính chủ quan, cá nhân.
3. Cân Bằng Giữa Phản Hồi Tích Cực và Xây Dựng:
Ghi nhận thành tích:
Ghi nhận những thành tích của nhân viên một cách xứng đáng.
Phản hồi xây dựng:
Đưa ra những phản hồi mang tính xây dựng để giúp nhân viên cải thiện hiệu suất.
4. Xây Dựng Kế Hoạch Phát Triển:
Thảo luận về mục tiêu nghề nghiệp:
Thảo luận với nhân viên về mục tiêu nghề nghiệp của họ.
Xây dựng kế hoạch phát triển:
Xây dựng kế hoạch phát triển cụ thể để giúp nhân viên đạt được mục tiêu nghề nghiệp của họ.
Đề xuất đào tạo và cơ hội phát triển:
Đề xuất các khóa đào tạo, hội thảo, hoặc cơ hội phát triển khác có thể giúp nhân viên nâng cao kỹ năng và kiến thức.
C. Chuẩn Bị Cho Buổi Đánh Giá:
Đặt lịch hẹn:
Đặt lịch hẹn với nhân viên trước ít nhất một tuần để họ có thời gian chuẩn bị.
Chọn địa điểm thích hợp:
Chọn địa điểm yên tĩnh, riêng tư để đảm bảo sự tập trung và thoải mái cho cả hai bên.
Chuẩn bị tài liệu:
Chuẩn bị sẵn tất cả các tài liệu cần thiết (bản đánh giá, hồ sơ nhân viên, v.v.).
D. Trong Buổi Đánh Giá:
Tạo không khí thoải mái:
Bắt đầu buổi đánh giá bằng một vài câu hỏi thăm hỏi để tạo không khí thoải mái.
Lắng nghe tích cực:
Lắng nghe ý kiến của nhân viên một cách cẩn thận và tôn trọng.
Đặt câu hỏi mở:
Đặt những câu hỏi mở để khuyến khích nhân viên chia sẻ suy nghĩ và cảm xúc của họ.
Đưa ra phản hồi rõ ràng và cụ thể:
Đưa ra những phản hồi rõ ràng, cụ thể và dựa trên bằng chứng.
Thảo luận về kế hoạch phát triển:
Thảo luận về kế hoạch phát triển và đưa ra những hỗ trợ cần thiết.
Kết thúc tích cực:
Kết thúc buổi đánh giá bằng những lời động viên và sự tin tưởng vào khả năng của nhân viên.
III. Các Mẹo Bổ Sung:
Sử dụng mẫu đánh giá:
Sử dụng mẫu đánh giá được thiết kế sẵn để đảm bảo tính nhất quán và khách quan.
Tập trung vào tương lai:
Đừng chỉ tập trung vào quá khứ, hãy tập trung vào việc làm thế nào để cải thiện hiệu suất trong tương lai.
Ghi lại kết quả:
Ghi lại kết quả của buổi đánh giá và chia sẻ với nhân viên.
Theo dõi tiến độ:
Theo dõi tiến độ của nhân viên trong việc thực hiện kế hoạch phát triển.
Lưu ý quan trọng:
Tính công bằng:
Đảm bảo rằng quy trình đánh giá được thực hiện một cách công bằng và khách quan đối với tất cả nhân viên.
Tính bảo mật:
Bảo mật thông tin cá nhân của nhân viên.
Tuân thủ pháp luật:
Tuân thủ các quy định của pháp luật về lao động.
Hy vọng hướng dẫn chi tiết này sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt cho các buổi đánh giá hiệu suất công việc! Chúc bạn thành công!
Nguồn: @Viec_lam_TPHCM
Nguồn: @Viec_lam_TPHCM