Việc từ chối một lời mời làm việc có thể khó khăn, nhưng nếu được thực hiện một cách chuyên nghiệp và lịch sự, bạn có thể duy trì được mối quan hệ tốt với nhà tuyển dụng và mở ra những cơ hội khác trong tương lai. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách từ chối lời mời làm việc một cách lịch sự:
1. Phản hồi càng sớm càng tốt:
Lý do:
Nhà tuyển dụng cần thời gian để tìm kiếm ứng viên khác. Việc bạn phản hồi sớm sẽ giúp họ tiến hành quy trình tuyển dụng một cách hiệu quả hơn.
Thời gian lý tưởng:
Trong vòng 24-48 giờ sau khi nhận được lời mời làm việc.
2. Chọn hình thức phản hồi phù hợp:
Ưu tiên:
Nên trả lời bằng email hoặc điện thoại (nếu bạn đã có cuộc trò chuyện thân mật với nhà tuyển dụng).
Email:
Phù hợp nếu bạn muốn trình bày lý do từ chối một cách chi tiết và trang trọng.
Điện thoại:
Thể hiện sự tôn trọng và cho phép bạn giải thích rõ hơn, đồng thời lắng nghe phản hồi từ nhà tuyển dụng.
3. Cấu trúc email/cuộc gọi từ chối lời mời:
Mở đầu:
Cảm ơn:
Bắt đầu bằng cách bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc vì đã nhận được lời mời làm việc.
Nhắc lại vị trí:
Xác nhận lại vị trí công việc và công ty để tránh nhầm lẫn.
Ví dụ:
“Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng],
Tôi viết email này để bày tỏ lòng biết ơn chân thành vì đã tin tưởng và mời tôi vào vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].”
“Chào [Tên nhà tuyển dụng],
Cảm ơn anh/chị rất nhiều vì đã dành thời gian phỏng vấn và gửi lời mời làm việc cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].”
Nêu lý do từ chối (ngắn gọn và chuyên nghiệp):
Không cần quá chi tiết:
Không cần phải chia sẻ thông tin cá nhân quá nhiều hoặc đi sâu vào những vấn đề nhạy cảm.
Tập trung vào yếu tố chuyên môn:
Nếu có thể, hãy tập trung vào lý do liên quan đến sự phát triển nghề nghiệp, mục tiêu dài hạn hoặc sự phù hợp với kỹ năng của bạn.
Một số lý do phổ biến:
“Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi quyết định theo đuổi một cơ hội khác phù hợp hơn với định hướng phát triển sự nghiệp dài hạn của mình.”
“Tôi rất ấn tượng với [Tên công ty] và vị trí này, tuy nhiên, tôi đã chấp nhận một vị trí khác có mức lương và phúc lợi phù hợp hơn với nhu cầu hiện tại của tôi.”
“Mặc dù tôi rất hứng thú với vị trí [Tên vị trí], nhưng sau khi xem xét kỹ lưỡng, tôi nhận thấy kỹ năng của mình phù hợp hơn với một vai trò khác.”
“Tôi rất tiếc phải thông báo rằng tôi sẽ không thể nhận lời mời làm việc này do những thay đổi trong kế hoạch cá nhân của tôi.”
Tránh:
So sánh công ty này với công ty khác.
Chê bai công ty hoặc vị trí công việc.
Nói xấu về nhà tuyển dụng hoặc những người bạn đã gặp trong quá trình phỏng vấn.
Thể hiện sự tiếc nuối:
Nhấn mạnh sự tôn trọng:
Thể hiện sự tôn trọng đối với công ty và những người bạn đã gặp.
Ví dụ:
“Tôi rất tiếc vì không thể gia nhập đội ngũ của [Tên công ty]. Tôi đã có ấn tượng rất tốt về công ty và những người tôi đã gặp trong quá trình phỏng vấn.”
“Tôi rất tiếc phải từ chối cơ hội này, nhưng tôi tin rằng đây là quyết định tốt nhất cho sự nghiệp của mình vào thời điểm hiện tại.”
Đề nghị giúp đỡ (nếu có thể):
Không bắt buộc:
Chỉ đề nghị nếu bạn thực sự muốn giúp đỡ và có khả năng làm điều đó.
Ví dụ:
“Nếu tôi có thể giúp giới thiệu ứng viên tiềm năng nào cho vị trí này, xin vui lòng cho tôi biết.”
“Tôi rất sẵn lòng chia sẻ kinh nghiệm của mình về [Lĩnh vực liên quan] nếu điều đó có thể giúp ích cho công ty.”
Kết thúc:
Cảm ơn lần nữa:
Cảm ơn nhà tuyển dụng một lần nữa vì thời gian và sự quan tâm của họ.
Chúc công ty thành công:
Chúc công ty và đội ngũ tuyển dụng thành công trong việc tìm kiếm ứng viên phù hợp.
Ví dụ:
“Một lần nữa, xin cảm ơn anh/chị rất nhiều vì cơ hội này. Chúc [Tên công ty] ngày càng phát triển và thành công.”
“Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian cho tôi. Chúc anh/chị và đội ngũ tuyển dụng sớm tìm được ứng viên phù hợp cho vị trí này.”
Chữ ký:
Ký tên đầy đủ và cung cấp thông tin liên lạc của bạn.
4. Ví dụ về email từ chối lời mời làm việc:
“`
Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng],
Tôi viết email này để bày tỏ lòng biết ơn chân thành vì đã tin tưởng và mời tôi vào vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Tôi rất vinh dự khi được xem xét cho vị trí này.
Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi quyết định theo đuổi một cơ hội khác phù hợp hơn với định hướng phát triển sự nghiệp dài hạn của mình.
Tôi rất tiếc vì không thể gia nhập đội ngũ của [Tên công ty]. Tôi đã có ấn tượng rất tốt về công ty và những người tôi đã gặp trong quá trình phỏng vấn.
Nếu tôi có thể giúp giới thiệu ứng viên tiềm năng nào cho vị trí này, xin vui lòng cho tôi biết.
Một lần nữa, xin cảm ơn anh/chị rất nhiều vì cơ hội này. Chúc [Tên công ty] ngày càng phát triển và thành công.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
“`
5. Lưu ý quan trọng:
Giữ thái độ tích cực và chuyên nghiệp:
Dù bạn từ chối vì lý do gì, hãy luôn giữ thái độ tích cực, lịch sự và tôn trọng.
Không đốt cầu:
Bạn không bao giờ biết được khi nào bạn có thể cần đến sự giúp đỡ của nhà tuyển dụng hoặc công ty này trong tương lai.
Kiểm tra kỹ lưỡng:
Trước khi gửi email hoặc thực hiện cuộc gọi, hãy kiểm tra kỹ lưỡng nội dung để đảm bảo không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp.
Chuẩn bị cho câu hỏi:
Nếu bạn chọn từ chối qua điện thoại, hãy chuẩn bị sẵn câu trả lời cho những câu hỏi có thể được đặt ra từ nhà tuyển dụng.
Bằng cách tuân thủ những hướng dẫn trên, bạn có thể từ chối lời mời làm việc một cách lịch sự, chuyên nghiệp và duy trì được mối quan hệ tốt với nhà tuyển dụng. Chúc bạn thành công trên con đường sự nghiệp của mình!