Chương trình xây dựng sự nghiệp cùng careerbuilding hân hoan chào đón quý cô chú anh chị tại Việt Nam cùng đến cẩm nang tuyển dụng của chúng tôi, Việc xử lý email và tin nhắn công việc chuyên nghiệp là một kỹ năng thiết yếu trong môi trường làm việc hiện đại. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn làm chủ kỹ năng này:
I. Nguyên tắc chung:
Chuyên nghiệp:
Luôn giữ thái độ lịch sự, tôn trọng và thân thiện.
Rõ ràng:
Sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, tránh thuật ngữ chuyên môn quá sâu (trừ khi người nhận hiểu rõ).
Ngắn gọn:
Đi thẳng vào vấn đề, tránh lan man, dài dòng.
Chính xác:
Kiểm tra kỹ lỗi chính tả, ngữ pháp và thông tin trước khi gửi.
Kịp thời:
Phản hồi nhanh chóng, đặc biệt với các yêu cầu khẩn cấp.
Phù hợp:
Điều chỉnh giọng văn và mức độ trang trọng phù hợp với người nhận và ngữ cảnh.
Bảo mật:
Cẩn trọng với thông tin nhạy cảm, tuân thủ chính sách bảo mật của công ty.
Lưu trữ:
Sắp xếp và lưu trữ email/tin nhắn một cách khoa học để dễ dàng tìm kiếm khi cần.
II. Xử lý Email:
A. Soạn email:
1. Tiêu đề (Subject Line):
Mục đích:
Giúp người nhận hiểu ngay nội dung chính của email.
Nguyên tắc:
Ngắn gọn (dưới 10 từ).
Cụ thể (ví dụ: “Yêu cầu báo giá dịch vụ thiết kế”).
Liên quan (trực tiếp đến nội dung email).
Ưu tiên (sử dụng “Gấp”, “Quan trọng” khi cần thiết, nhưng tránh lạm dụng).
2. Lời chào (Salutation):
Formal:
Kính gửi [Tên người nhận],
Dear Mr./Ms./Dr. [Họ người nhận],
To Whom It May Concern (khi không biết người nhận).
Semi-formal:
Chào [Tên người nhận],
Hi [Tên người nhận],
Informal (chỉ dùng với đồng nghiệp thân thiết):
Chào [Tên],
Hi [Tên],
3. Nội dung (Body):
Mở đầu:
Nêu mục đích chính của email ngay từ đầu.
Nhắc lại thông tin liên quan (nếu cần, ví dụ: “Liên quan đến cuộc họp ngày…”).
Cảm ơn (nếu phù hợp, ví dụ: “Cảm ơn bạn đã phản hồi nhanh chóng”).
Thân bài:
Trình bày chi tiết, rõ ràng các thông tin, yêu cầu, câu hỏi.
Sử dụng gạch đầu dòng, đánh số để tăng tính dễ đọc.
Chia thành các đoạn văn ngắn gọn, mỗi đoạn tập trung vào một ý chính.
Sử dụng ngôn ngữ tích cực, tránh đổ lỗi, phàn nàn.
Kết luận:
Tóm tắt hành động mong muốn từ người nhận.
Đề nghị hỗ trợ thêm (nếu cần).
Cảm ơn lần nữa (nếu phù hợp).
4. Lời chào kết (Closing):
Formal:
Trân trọng,
Kính thư,
Sincerely,
Semi-formal:
Regards,
Best regards,
Best,
Informal:
Cheers,
Thanks,
5. Chữ ký (Signature):
Chuyên nghiệp:
Tên đầy đủ.
Chức danh.
Tên công ty.
Số điện thoại (di động và/hoặc văn phòng).
Địa chỉ email.
Website công ty (nếu có).
Logo công ty (nếu có).
B. Trả lời email:
1. Thời gian:
Cố gắng trả lời trong vòng 24-48 giờ.
Nếu cần nhiều thời gian hơn, hãy gửi email thông báo cho người gửi biết.
2. “Reply All” vs. “Reply”:
Chỉ sử dụng “Reply All” khi thực sự cần thiết để tất cả mọi người trong danh sách nhận được phản hồi của bạn.
3. Trích dẫn (Quoting):
Khi trả lời một email dài, hãy trích dẫn những phần quan trọng liên quan đến câu trả lời của bạn.
4. Thay đổi tiêu đề:
Nếu chủ đề của cuộc hội thoại email thay đổi, hãy thay đổi tiêu đề để phản ánh đúng nội dung.
C. Các lưu ý khác:
Sử dụng tính năng “Out of Office”:
Khi bạn đi vắng, hãy cài đặt thông báo tự động để người gửi biết bạn sẽ trả lời sau.
Kiểm tra hộp thư đến thường xuyên:
Để không bỏ lỡ các email quan trọng.
Sử dụng bộ lọc (Filters) và nhãn (Labels):
Để sắp xếp và quản lý email hiệu quả.
Hủy đăng ký (Unsubscribe) email quảng cáo:
Để tránh làm đầy hộp thư đến.
Cẩn trọng với email lừa đảo (Phishing):
Không nhấp vào các liên kết đáng ngờ hoặc cung cấp thông tin cá nhân.
Kiểm tra lại trước khi gửi:
Đảm bảo bạn đã đính kèm file (nếu cần), kiểm tra chính tả và ngữ pháp, và gửi đến đúng người.
III. Xử lý Tin nhắn (Instant Messaging – IM):
A. Nguyên tắc chung:
Sử dụng cho mục đích công việc:
Tránh tán gẫu, chia sẻ thông tin cá nhân không liên quan.
Tôn trọng:
Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, tránh dùng từ ngữ thô tục, xúc phạm.
Ngắn gọn, rõ ràng:
Đi thẳng vào vấn đề, tránh viết tắt quá nhiều (đặc biệt với người lớn tuổi hoặc cấp trên).
Kiểm tra chính tả:
Dù nhanh chóng, vẫn cần đảm bảo chính tả đúng để thể hiện sự chuyên nghiệp.
Biết khi nào nên gọi điện:
Nếu cần thảo luận chi tiết hoặc giải quyết vấn đề phức tạp, gọi điện trực tiếp sẽ hiệu quả hơn.
Thời gian:
Tránh nhắn tin ngoài giờ làm việc (trừ trường hợp khẩn cấp).
Báo hiệu:
Nếu bạn cần rời khỏi cuộc trò chuyện, hãy báo cho người kia biết.
B. Các lưu ý cụ thể:
Giới thiệu (nếu cần):
Nếu bạn nhắn tin cho ai đó lần đầu, hãy giới thiệu bản thân và lý do liên hệ.
Sử dụng biểu tượng cảm xúc (Emoji) một cách hạn chế:
Chỉ sử dụng khi phù hợp với ngữ cảnh và người nhận.
Tránh sử dụng chữ in hoa (CAPS LOCK):
Vì nó được coi là hét lên và thiếu lịch sự.
Tắt thông báo (Notifications) khi cần tập trung:
Để tránh bị làm phiền.
Lưu trữ lịch sử trò chuyện:
Để tham khảo lại khi cần thiết.
Sử dụng các tính năng của ứng dụng:
Ví dụ như tạo nhóm, chia sẻ file, đặt lịch hẹn.
IV. Ví dụ cụ thể:
A. Email Yêu cầu thông tin:
Tiêu đề:
Yêu cầu thông tin về chương trình đào tạo Marketing
Nội dung:
“`
Kính gửi chị Lan,
Em là [Tên của bạn], nhân viên phòng Marketing công ty ABC.
Em viết email này để tìm hiểu thêm thông tin về chương trình đào tạo Marketing mà công ty mình dự kiến tổ chức vào tháng tới. Em đặc biệt quan tâm đến nội dung chi tiết của chương trình, thời gian biểu và chi phí tham gia.
Chị có thể vui lòng cung cấp cho em tài liệu liên quan hoặc cho em biết em có thể tìm thấy thông tin này ở đâu không ạ?
Em cảm ơn chị rất nhiều!
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Chức danh]
[Công ty]
[Số điện thoại]
[Email]
“`
B. Tin nhắn xác nhận cuộc hẹn:
Tin nhắn:
“`
Chào anh Minh, em là [Tên của bạn] từ công ty XYZ. Em xác nhận cuộc hẹn của chúng ta vào 10 giờ sáng mai tại văn phòng anh nhé. Em sẽ đến đúng giờ. Cảm ơn anh!
“`
V. Lời khuyên bổ sung:
Tìm hiểu văn hóa công ty:
Mỗi công ty có một văn hóa giao tiếp riêng. Hãy quan sát và học hỏi từ đồng nghiệp để điều chỉnh phong cách của bạn cho phù hợp.
Xin phản hồi:
Đừng ngại hỏi đồng nghiệp hoặc cấp trên về cách bạn giao tiếp qua email và tin nhắn để cải thiện.
Thực hành:
Càng thực hành nhiều, bạn càng trở nên tự tin và chuyên nghiệp hơn trong việc xử lý email và tin nhắn công việc.
Hy vọng hướng dẫn chi tiết này sẽ giúp bạn nâng cao kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp của mình! Chúc bạn thành công!
Nguồn: Việc làm TPHCM
Nguồn: Việc làm TPHCM